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Organisation du travail L’e-mail : atout ou astreinte à gérer

Dans le cadre de l’expansion phénoménale d’internet il y a vingt ans, l’e-mail s’est distingué comme un outil précieux, rapide et efficace de communication. Ce n’est plus le cas de nos jours si on considère les pertes de temps, les confusions entre l’essentiel et l’accessoire et conséquemment, les coûts apparents et cachés souvent très importants.


Les avantages de l’e-mail sont incontestables et vouloir s’en débarrasser définitivement relève de l’irréel. En effet, discuter individuellement et collectivement en contournant la distanciation, et partager les informations et les décisions en temps réel a révolutionné la communication managériale.
La réalité aujourd’hui est toute autre. Les boîtes de messagerie débordent d’informations reçues. En 2013, les e-mails envoyés étaient estimés à 500 milliards par jour. Si le volume des spams avait été réduit grâce aux filtres de plus en plus performants, il n’en reste pas moins que discerner entre les mails pertinents et ceux superflus est devenu infernal.
La grande question est comment pouvons-nous nous affranchir du poids impressionnant des e-mails qui nous bombardent au fil des heures sans répit ?
A cette question plusieurs chercheurs proposent des solutions sur la base d’études sérieuses. Celles qui nous semblent pertinentes se présentent comme suit :

1- Ne pas répondre à tous les e-mails
En moyenne, 70% des internautes vérifient leur boîte de messagerie toutes les cinq minutes. Plus de 40% reçoivent, chaque jour, plus de 150 e-mails. Selon un observatoire de responsabilité sociétale européen « le e-mail exerce sur nous une pression un peu absurde. Il nous incite à répondre très vite sans trop réfléchir ». MG siegler, journaliste d’un organisme collaborateur du premier blog de la Silicone Valley affirme : «lorsque vous recevez un courriel, vous estimez devoir répondre, ne serait-ce que par politesse». Il a décidé de ne répondre qu’aux messages pertinents et a trié 43 sur 15 000. Il pense ne rien rater d’essentiel ! Commençons donc par ne répondre qu’à l’essentiel, car l’effet de masse génère une perte de temps et d’argent considérable.

2- Limiter la vérification des e-mails reçus à trois ou quatre fois par jour
De cette manière, on se rendra compte que rien d’essentiel n’a été raté si, bien entendu, on respecte les règles suivantes : supprimer les newsletters, fermer les annonces d’arrivée des messages, ne pas commencer sa journée en consultant sa boîte, ne mettre en copie que les personnes vraiment concernées et vider régulièrement votre boîte de messagerie. Cela parait compliqué, mais c’est à ce prix que l’on peut s’affranchir de la torture des e-mails sans utilité aucune.

3- Fixez-vous l’objectif d’un jour par semaine sans e-mail
Les exemples suivants démontrent l’intérêt de cette solution qui parait osée au premier abord. Depuis des années déjà, certaines entreprises américaines ont demandé à leurs salariés de ne plus envoyer d’e-mails certains vendredis ou weekends ( Deloitte, US Cellular, Intel …). Le « no mail Friday » a ainsi fait son chemin. Canon organise des journées sans e-mails et demande aux salariés de réfléchir à d’autres solutions. Le résultat est concluant ; 20% de mails en moins la première fois et 50% la deuxième fois. En Allemagne, Volswagen coupe les flux de 18 H 15 à 7 heures vers les mobiles sauf pour les cadres supérieurs.
Cette solution a permis plus de concentration sur les dossiers importants et qui ne nécessitent pas l’usage d’e-mails.

4- Optimiser les autres outils de communication
Les outils collaboratifs, les plateformes communautaires, les visioconférences pouvant rassembler plusieurs personnes à la fois et les share points s’avèrent des alternatives efficaces et favorisant les contacts interpersonnels. Avec le cloud computing, fini le « chacun pour soi ». Les dossiers sont partagés sur un serveur auquel on accède selon le niveau d’information permis. Mais la solution la plus répandue reste l’échange sur les réseaux internes sécurisés et permettant de faciliter les réunions puisque les remarques avaient été faites au préalable.
D’autres outils permettant de travailler ensemble sur les dossiers sont de plus en plus utilisés. L’e-mail montre ses limites, notamment quand il s’agit de réflexion et de partage de points de vue au préalable.
Une simple question pour terminer : combien de fois il nous arrive de passer un temps considérable à traiter un dossier requis par e-mail et on se rend compte a posteriori que cela était inutile ?

 
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